У нас вы можете скачать акт проверки секретного делопроизводства образец в fb2, txt, PDF, EPUB, doc, rtf, jar, djvu, lrf!

Это наглядно и информативно. В такую базу данных стоит заносить все выявленные в ходе проверок факты, в т. Благодаря функции поиска и сортировки, вы сможете сделать много полезных выводов для различных целей, анализируя ее содержимое. С 1 по 9, а также 14 столбцы заполняются руководителем службы ДОУ главным аудитором , с 10 по 13 — ответственным лицом проверяемого структурного подразделения эти данные вносятся после анализа причин нарушений.

Максимальный срок разработки корректирующего действия — 1 месяц, при необходимости он может быть продлен. Важно предусмотреть возможность совместного редактирования такой таблицы. Силами технических специалистов целесообразно так настроить работу в данном файле, чтобы руководители и ответственные лица подразделений имели постоянный доступ к нему и обладали правами редактирования в рамках своей компетенции. Обычно все происходит в кабинете проверяемого подразделения. Аудитор в этом случае может сразу визуально оценить состояние дел: Не забудь передать в дело оригинал письма!

Беседуя с представителем проверяемого подразделения, можно спросить, помогают ли такие визуальные элементы, а если нет, то почему. Мы рекомендуем проверяющим размещаться со всеми своими документами непосредственно в кабинете, где хранятся и ведутся дела подразделения. В согласованное с руководителем отдела время аудитор для упрощения будем так его далее именовать независимо от того, пришла ли целая комиссия либо единственный проверяющий в лице руководителя службы ДОУ приходит на проверку.

Любая проверка начинается с удостоверения того факта, что проверяемый в курсе того, что проводится аудит. Для начала нужно убедиться в наличии визы ознакомления на соответствующем приказе руководителя отдела либо ответственного за делопроизводство.

Виза может быть оформлена как на самом приказе, так и на листе ознакомления с ним. Далее аудитор начинает задавать вопросы общего характера: Закреплено ли нормативно такое взаимодействие? Наличие ответственного за делопроизводство существенно облегчит задачу аудитора: Отсутствие такого лица затруднит диалог: Например, типичен такой диалог: И тому подобные вопросы и ответы.

Итог — распыление информации о состоянии делопроизводства в подразделении если, конечно, все сотрудники отдела не знают его в совершенстве, что случается редко.

Вопрос о знании Инструкции по делопроизводству содержит подвох: Предположим, что наш ответственный знаком с Инструкцией по делопроизводству в пределах своей компетенции. В этом случае целесообразно пройтись по структуре Инструкции и задать ему несколько уточняющих вопросов: Ответы на эти вопросы помогут проверяющему понять, на какие разделы Инструкции следует обратить больше внимания, а какие просто затронуть. Если имеет место некорректное проведение экспертизы ценности документов перед сдачей в архив из-за недостаточного внимания руководителя отдела к этому процессу, то в архив могут попадать документы с истекшим сроком хранения или даже копии.

Проверив знание Инструкции по делопроизводству компании, аудитор может переходить к номенклатуре дел. Обычно проверяемая сторона знает, что такое номенклатура дел и зачем она нужна. Хотя нужно быть готовым ко всему. Работа с номенклатурой достаточно проста: Наконец, переходим к анализу механизма взаимодействия подразделения со службой ДОУ. Это позволит аудитору понять, где такое взаимодействие является полезным, а где его стоит свести к минимуму.

Таким образом, выявление как мелких недочетов, так и критических несоответствий в ходе проверки делопроизводства в структурных подразделениях осуществляется путем интервью опроса ответственного сотрудника и тщательного анализа документов, подтверждающих его слова. В рамках проведения аудита руководителю службы ДОУ необходимо иметь при себе целый пакет документов, но основным рабочим документом является план проверки. Большим плюсом будет, если аудитору доведется присутствовать при осуществлении каких-либо операций делопроизводства: Так проверяющий получит наглядную и реальную картину.

Проверка ведения делопроизводства в структурных подразделениях представляет собой важную процедуру ДОУ, основная ответственность за успешную реализацию которой возложена на ее руководителя. Аудит делопроизводства в организации. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login.

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания.

Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Отметки о перерегистрации проставляются в формах учета документов текущего года: Для проверки наличия всех дел, зарегистрированных в истекшем и, предыдущих годах, привлекаются дела и номенклатуры дел за соответствующие годы. На обложке дела и в номенклатуре проверяется соответствие индекса номера дела, номера тома дела, количества листов в томе. Кроме того, в делах, зарегистрированных в истекшем году, проверяется соответствие данных о количестве листов на обложке дела и в заверительной надписи.

Для проверки наличия всех документов выделенного хранения, зарегистрированных в истекшем и предыдущих годах, привлекаются документы и журнал учета документов выделенного хранения.

В документе и журнале проверяется соответствие учетного номера, номеров экземпляров, количества листов в экземпляре в документе количество листов - по заверительной надписи, если не проставлено на обложке, если проставлено, то по заверительной надписи только в документах, зарегистрированных в истекшем году.

Годовая проверка наличия учетных журналов картотек должна проводиться после выверки и закрытия журналов картотек учета носителей при погодном их учете , изданных и поступивших за истекший год документов.

В ходе выверки осуществляется проверка наличия округлений закрытия всех регистрационных номеров снятия носителей и документов с учета по данному регистрационному номеру и проверка наличия карточек в картотеке отработанных документов. При этом если отдельные документы и носители перерегистрированы в журналы учета следующего года, то в журналах учета документов носителей текущего и следующего годов проверяется соответствие учетных данных, а на документе носителе - наличие нового учетного штампа.

Правильность отметок о перерегистрации в журнале текущего года заверяется подписями проверяющих, а в журнале следующего года рядом с номером документа носителя проставляется отметка о правильности регистрационных данных. При принятии решения о реорганизации без передачи функций другим организациям, руководитель организации обязан в недельный срок письменно сообщить о реорганизации в орган, уполномоченный на ведение лицензионной деятельности, выдавший лицензию на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, и проинформировать об этом руководителя режимно-секретного подразделения вышестоящей организации.

Материалы секретных архивов могут быть переданы в вышестоящую организацию либо по согласованию с ними и соответствующим архивным органом - в государственный или ведомственный архив.

Руководитель организации, подлежащей банкротству, обязан в недельный срок после получения определения арбитражного суда о принятии заявления о признании должника банкротом, сообщить об этом в соответствующий орган, выдавший лицензию на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

Должник и территориальный орган федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности соответственно в течение двух и пяти дней с момента получения определения арбитражного суда о принятии заявления о признании должника банкротом обязаны представить информацию о форме допуска к государственной тайне руководителя должника или об отсутствии такого допуска в арбитражный суд.

При банкротстве организации, предусматривающем ее ликвидацию или прекращение работ со сведениями, составляющими государственную тайну, проводятся мероприятия по полной проверке наличия носителей таких сведений и закрытию секретного делопроизводства в соответствии с разделом III настоящей Инструкции.

Организация проверки наличия носителей сведений, составляющих государственную тайну, и закрытия секретного делопроизводства, утверждение актов на передачу таких носителей другим организациям, сдачу их в архив и уничтожение осуществляется под руководством арбитражного управляющего. В состав ликвидационной комиссии может быть включен представитель территориального органа федерального органа исполнительной власти в области обеспечения безопасности.

Допуск арбитражного управляющего к государственной тайне осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "О государственной тайне" от 21 июля года N , Федеральным законом "О несостоятельности банкротстве " от 26 октября года N ФЗ , Инструкцией о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне , утвержденной постановлением Правительства Российской Федерации от 28 октября года N с изменениями, внесенными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 ноября года N , и Инструкцией по организации работ по оформлению допуска к государственной тайне руководителей саморегулируемых организаций арбитражных управляющих и арбитражных управляющих , утвержденной приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 4 февраля года N 10 зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 18 февраля года, регистрационный N При банкротстве организации, не влекущем за собой ее ликвидацию или прекращение работ со сведениями, составляющими государственную тайну, должна быть проведена полная проверка носителей сведений, составляющих государственную тайну, в порядке, предусмотренном для годовой проверки их наличия.

О результатах проведения проверки в недельный срок сообщается в вышестоящие орган или организацию и соответствующий орган, выдавший лицензию на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну. При изменении формы собственности организаций руководитель организации в недельный срок письменно сообщает об этом в орган, уполномоченный на ведение лицензионной деятельности, выдавший лицензию на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, и информирует руководителя режимно-секретного подразделения вышестоящего органа или организации.

В случае решения органа, уполномоченного на ведение лицензионной деятельности, об аннулировании ранее выданной им лицензии на проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну, в организации проводятся мероприятия по проверке наличия носителей сведений, составляющих государственную тайну, и закрытию секретного делопроизводства, а также по уничтожению, сдаче в архив или передаче этих носителей по принадлежности в соответствии с разделами II и III настоящей Инструкции.

АКТ проверки наличия носителей сведений, составляющих государственную тайну, и закрытия секретного делопроизводства. В ходе работы комиссии проверены и закрыты номенклатура особой важности, совершенно секретных и секретных дел и журналов, картотеки и журналы учета: Номенклатура особой важности, совершенно секретных и секретных дел и.

Все дела и журналы закрыты,. Журнал учета входящих документов, уч. Все документы подшиты в дела или. В ходе проверки все носители сведений, составляющих государственную тайну, находятся в наличии.

Секретное делопроизводство проверено и закрыто полностью. Акт приема-передачи носителей сведений, составляющих. Акт приема-передачи носителей сведений, составляющих государственную. Акты об уничтожении носителей сведений, составляющих государственную тайну,. АКТ приема-передачи носителей сведений, составляющих государственную тайну. АКТ приема-передачи носителей сведений, составляющих государственную тайну, на хранение. Изменения в учетные документы внесены: Наименование разделов структурного подразделения организации.

В данный раздел описи внесено. Наименование должности составителя описи. Наименование должности руководителя архива ответственного за архив лица.

Утверждено Протокол ЭПК архивного учреждения. Формат Ф4 x мм. АКТ об уничтожении носителей сведений, составляющих государственную тайну. Регист- рацион- ный номер и дата доку- мента. Количест- во листов в экземп- ляре, томе. Записи акта с учетными данными сверены: После утверждения акта перечисленные носители сведений, составляющих государственную тайну, перед уничтожением с записями в акте сверены и полностью.

Отметки в журналах карточках учета об уничтожении носителей сведений,. АКТ приема-передачи секретных изделий. АКТ об уничтожении секретных изделий. Название, шифр индекс изделия. Инвентар- ный номер паспорта форму- ляра. Перечисленные в акте секретные изделия уничтожены путем.

Секретные изделия уничтожены после сверки их учетных номеров с записями в акте. В журналах и карточках учета об уничтожении секретных изделий отметку произвел.